U svetu biznisa vreme je novac. Organizacija je sve. Važno je biti konstruktivan i efikasan, kako bi rezultat bio ostvaren. To se odnosi na izvršavanje zadataka, pre svega, a da bi se oni odradili potrebna je organizacija poslovnog sastanka. To je vrlo važno, jer ne želite da utrošte vreme na nešto što neće biti realizovano. Ukoliko se ne snalazite dobro na ovom terenu, imamo za vas nekoliko smernica kako da organizujete poslovni sastanak.
Odredite vreme i mesto sastanka
Mesto sastanka je vrlo važna odrednica, koja će dati ton sastanku. Naime, ako imate interni sastanak sa kolegama, prostor u kancelariji biće sasvim dovoljan. Ukoliko želite neformalniju komunikaciju, uvek možete da odaberete restoran ili kafić. Isto možete i sa poslovnim partnerima, ali kada se sklapaju važni poslovi, odličan izbor je biznis sala . Osim što deluje veoma profesionalno, ova sala vam i nudi sve neophodno – zvučnike, mikrofon, projektor, platno i tako dalje. Broj mesta je prilagodljiv, a za sve koji prisustvuju sastanku može da se obezbedi piće, a posle zvaničnog dela i keterign ili ručak.
Vreme je takođe vrlo bitno, jer najčešće svi imaju i dodatne obaveze. Zbog toga precizirajte kada počinje sastanak, do kada traje, koliko će trajati koja tačka dnevnog reda, a ostavite i vreme za neformalnu komunikaciju i druženje. Savet je da sastanak ne traje duže od sat i po vremena. Tako ćete izbeći zamor, dosadu, pa čak i konflikte. U slučaju da je neophodno da sastanak traje duže, važno je obezbediti pauzu, uz kafu i osveženje.
Budite pripremljeni
Nakon što znate broj onih koji će prisustvovati sastanku, sačinite dnevni red. On bi trebalo da obuhvati sve teme koje su vam važne, odnosno teme koje se tiču učesnika. Pripremite materijale koje ćete podeliti kolegama. Naravno, agendu sastanka možete dostaviti i ranije. Tokom sastanka držite se rasporeda tema, kako ste ih osmislili i vodite računa da nema mnogo digresija. Potrebno je pojasniti suštinu, a detalji se mogu i naknadno definisati, na posebnom sastanku sa osobom koja je zadužena za neki zadatak. Dakle, budite jasni i sažeti. Naravno, uračunajte i vreme za pitanja, ukoliko nešto nije jasno, a može odmah da se razreši na licu mesta. Cilj je jasan – da se pažnja održi tokom celog sastanka, jer je svaki pojedinac važna karika u lancu.
Naravno, vodite računa da biznis sala poseduje sve što vam je potrebno tokom sastanka, kako ne biste gubili vreme na improvizaciju. Osigurajte se da je pre svega dostupan internet, a potom i sve drugo. Ako je prostor uređen na adekvatan način, biće mnogo prijatnije obaviti sastanak.
Sačinite zapisnik
Veoma je važno da na početku sastanka odredite ko će biti zapisničar. Ta osoba bi trebalo da prati dnevni red i upisuje šta je dogovoreno, primedbe i slično. Nakon sastanka, zapisnik se uređuje i dostavlja kolegama, kako bi imali konačnu verziju onoga što je dogovoreno, kao i rokove, kojima će se voditi.
Šta bi trebalo da bude rezultat sastanka?
Poslovni sastanci su veoma važni, jer omogućavaju da se informacije prenesu brzo i lakše nego pismenim putem ili preko telefona. Ostvaruje se kontakt uživo, kojim se kolege upoznaju i bolje shvataju način razmišljanja onog drugog. Ovo je prava prilika da se ostavi prostor da svako od kolega iznese svoje mišljenje, koje će drugi saslušati. Osim verbalne, ovde je prisutna i neverbalna komunikacija, koja može mnogo toga da otkrije. Ujedno, shvataju da su deo neke grupe, odnosno radi se na osećaju pripadnosti – identifikovanja sa poslom i ljudima koji rade na istom cilju.
Foto: Pixabay / rawpixel
