Konferencije su se vratile u punom sjaju, što znači da kompanije moraju dodatno da pojačaju svoje PR aktivnosti. Startapi i glavni igrači u industriji nastupaju u 2023. na najtoplijim konferencijama širom sveta. Prema AMEKS-u, očekivalo se da će 81% događaja imati lični element u 2022. godini, a s obzirom na probleme pandemije u prošlosti, očekuje se da će se ovaj broj povećati 2023. Štaviše, izveštaj o stanju događaja za 2023. sugeriše da 63% marketinški stručnjaci planiraju da organizuju lične događaje u naredne 1-2 godine. Događaji uživo su zlatni rudnici za ciljeve odnosa s javnošću i pružaju dragocenu priliku za izveštavanje.
Pre nego što počnete da predstavljate medijima aktuelnosti na konferenciji, odredite koji su ciljevi i kako će se meriti. Ovo su neki od načina:
Uspostavljanje pravih metrika i KPI
Pre početka konferencijskih aktivnosti, važno je definisati KPI i njihovo merenje. Adekvatne metrike uključuju relevantnu medijsku pokrivenost, kao i dogovorene intervjue. Saznajte ko iz vaše ciljne publike prisustvuje ili će biti na određenom događaju. Zatim potvrdite da su prikazani u ciljanim medijskim listama sa novinarima i publikacijama za vaš događaj. Važno je napraviti liste mnogo pre konferencije da biste privukli pažnju zauzetih novinara i zakazali intervjue unapred. Takođe, odredite portparole za medijske razgovore i rezervišite određene termine za mogućnosti intervjua. Na ovaj način vaš tim će imati utvrđen cilj za obezbeđenje broja intervjua i može ponuditi specifičnosti u medijskom kontaktu koji eliminišu značajnu količinu e-poruka napred-nazad. Takođe ćete morati da uspostavite plan za tekuće izveštavanje tokom konferencije. Ovo će uključivati izveštaje na kraju dana o uspesima u toku dana, početne izveštaje za planove za sledeći dan i brifing dokumente sa tačkama za razgovor i drugim ključnim detaljima koji će pomoći u pripremi zainteresovanih strana i portparola. Kako se konferencija završava, koordinišite se sa novinarima o narednim koracima u vezi sa potencijalnim izveštavanjem. Obavezno pratite praćenje ovih reportera kako ne bi bilo labavih niti iz intervjua. Na kraju, poželećete da pratite uspeh svog medijskog rada u izveštaju koji rezimira vaše napore, sve intervjue koji su održani, rezultate izveštavanja i šta ćete preduzeti na osnovu ovih rezultata.
Monitoring medija
Ako je medijska pokrivenost identifikovana metrika, neophodno je da pravilno izmerite njen ritam i uticaj tokom vaše kampanje. Ponekad praćenje pokrivenosti glavnih najava može brzo postati ogromno, tako da korišćenje alata za praćenje medija može pomoći da budete organizovani. Praćenje pokrivenosti omogućava preduzećima da budu u toku sa spominjanjem kompanija ili rukovodilaca u štampanim i digitalnim publikacijama, podkastovima i društvenim medijima. PR timovi često prate pokrivenost pomoću alata kao što su HubSpot i Muck Rack. Ovi alati prate pominjanja kompanija zajedno sa ključnim rečima i frazama koje su identifikovane kao održive u kampanji. Oni takođe pomažu u praćenju raspoloženja članaka kako bi razumeli prijemčivost medija i publike za najavu, a takođe mogu da otkriju članke koji se zanemaruju kroz besplatne usluge kao što su Google vesti. Takmičari će se takođe pripremati za uspešan događaj; bilo kakvo pokrivanje konkurenata mora biti identifikovano i postupljeno po njemu. Ovde metrika kao što je udeo glasa postaje važna, tako da možete kvantifikovati uspeh kampanja vašeg konkurenta i koristiti te podatke za informisanje budućih strategija. Na primer, ciljajte novinare zainteresovane za ponude konkurenata i prilagodite reklame da biste izazvali njihovo interesovanje. Pristupite influenserima na isti način: ponudite im jasnu, konkurentnu diferencijaciju vaše kompanije na tržištu.
Monitoring društvenih mreža
Konverzacije na društvenim mrežama tokom konferencija su ključne za uspostavljanje otvorenog i neformalnog dijaloga sa pratiocima, stvaranje autentičnog tona i povećanja poverenja u brend. Aktivan nalog na društvenim mrežama je ključan da brendovi ostanu eminentni. Dok su LinkedIn i Tviter glavne platforme na koje se treba fokusirati, alternativne platforme društvenih medija kao što je Discord takođe mogu da podstaknu angažovanje zajednice u realnom vremenu. Standardne postove za pojavljivanja na panelima i vebinarima, intervjue i demonstracije proizvoda i lansiranja treba planirati unapred, iako grafike i fotografije možda neće biti spremne do dana objavljivanja. Mapiranje ovih postova u kalendar društvenih medija će osigurati da vaša kompanija uhvati sve. Takođe bi trebalo da postoji određeni član tima na licu mesta koji će snimati fotografije i video zapise u realnom vremenu i pridružiti se virusnim onlajn razgovorima koji će pomoći u pokretanju strategije brenda. Obavezno zabeležite svu pokrivenost društvenih medija i spominjanja koja se mogu pojaviti kako konferencija bude napredovala. Alati za društveno slušanje kao što su Hootsuite, Brandvatch Consumer Intelligence i SproutSocial mogu precizno pratiti spominjanja i analitiku na različitim platformama. Uobičajeni pokazatelji za praćenje su doseg, angažovanje, raspoloženje i stopa učestalosti klikova, koje bi trebalo da budu uključene u sažeti izveštaj na kraju konferencije.
Umrežavanje
Prisustvovanje događajima je odlična prilika za ponovno povezivanje sa kolegama i uspostavljanje novih kontakata. Sklapanje novih veza i nastavak komunikacije sa medijima posle događaja mogu ojačati odnos između medija i vaše kompanije. Obezbeđivanje spiskova učesnika događaja pre konferencije biće od ključnog značaja za napore pre-pitching-a i domet. Organizatori konferencije će često imati pristup listi gostiju novinara koja nije javno dostupna i deliće je sa učesnicima. Zbog zauzetosti konferencija i užurbanog rasporeda novinara, ne može se očekivati da će svaki razgovor dati trenutnu priču ili citat o vašoj kompaniji. Umesto toga, usredsredite se na vrednost konferencija za razmenu i demonstriranje inovativnih ideja, tako da ovaj domet može pružiti široku priliku za početno upoznavanje i nove veze. Događaji van same konferencije, kao što su srećni časovi i večere za rukovodstvo, su laki i efikasni načini za pokretanje novih odnosa sa medijima i uticajnim ljudima. Novinari se često mogu namamiti besplatnim pićem i hranom, a opušteno okruženje će dovesti do jačanja veza. Svaki događaj koji se planira treba da bude uključen u medijski domet i da ima određeni cilj za prisustvo. Profesionalci za odnose s javnošću takođe treba da prate aktivnosti novinara, kako bi se mogli povezati sa relevantnim portparolima kompanije i kupaca tokom, na kraju, ograničenog vremenskog okvira. Uticaj umrežavanja može se izmeriti praćenjem zarađenih i spominjanja na društvenim medijima, kao i praćenjem i tekućom komunikacijom sa identifikovanim ciljevima. Nastavak ovih razgovora nakon događaja ojačaće odnos između medija i vaše kompanije.
Pročitajte još:
U Novom Sadu otvorena prva konferencija „Biznis priče“
Zanimljivi predavači iz sveta biznisa, organizovano umrežavanje i 600 preduzetnika na jednom mestu
