PR profesionalci pišu razne mejlove novinarima i urednicima na dnevnom nivou. Agencija, klijenti i reputacija zavise od prigodnog bontona u mejl komunikaciji. Predstavljamo vam nekoliko saveta kako biste izbegli greške u svojim poslovnim mejlovima. Obratite pažnju na naslov mejla.
Medijske kompanije i novinari dobijaju pregršt predloga svakog dana. Zato vam je potreban sjajan naslov koji je sažet, ali da sadrži suštinu. Prema jednom istraživanju, najbolje „prolaze“ naslovi sa sedam reči ili manje. Ukratko, potrebna vam je sjajna tema da biste otvorili svoju e-poštu – bez „ako“, „i“ ili „ali“. Međutim, priča koju iznosite mora pre svega da bude vredna vesti.
Snažne PR teme su koncizne, deskriptivne i orijentisane na akciju. Ovo može biti nešto poput „Ideja za priču“, „Pozadina o [Priči]“, ili referenca na trend ili trenutnu priču koju novinar pokriva. Osim što prenosi vašu svrhu, takođe im daje do znanja šta će sadržaj sadržati.
Evo saveta za izradu najboljih tema:
* Počnite sa rečju „Pitch“ tako da primalac tačno zna šta može da očekuje. Na primer: „Trening + Zašto Japan neće ući u finale Svetskog prvenstva.“
* Navedite zadivljujuću statistiku, teško i brzo. Na primer: „8 od 10 žena u SAD usvaja više mačaka nego beba, pokazuje istraživanje.
* Navedite vrstu terena unapred. Na primer: „Ekskluzivno: Lia Pirs govori o incidentima koji su doveli do hapšenja njenog sina.“
* Navedite naziv veb-sajta ili publikacije na koju se obraćate. Još bolje, uključite naziv novinskog odeljka ili segmenta emitovanja ako je primenljivo. Ovo će jasno pokazati da ste uradili svoje istraživanje.
Fokusirajte se na ton mejla
Poslovna komunikacija se odvija u digitalnom svetu i lako je pogrešno protumačiti reči. Da biste bili sigurni, ne koristite humor u mejlovima, ali nemojte biti ni previše formalni. Na kraju, nikako nemojte slati ljutite ili previše emotivne mejlove. Osim toga, korporativne šale je bolje izgovoriti lično – kada postoji odgovarajući govor tela tonu glasa.
Previše formalan jezik može izgledati hladno i bezlično. Umesto toga, koristite ljubazne, ali formalne pozdrave koji odražavaju odnos koji imate sa primaocem. Reči poput „Zdravo“ ili „Zdravo“ zagrevaju i postavljaju ton e-pošte.
Konačno, trebalo bi da se pridržavate odgovarajućeg ponašanja e-pošte kada se vaš brend ili brend klijenta pominje u medijima. Slanje ljutih e-poruka ili ne odgovaranje uopšte je ne-ne.
Zapamtite, ako vam vaša e-pošta zvuči grubo ili neodlučno, velike su šanse da će i čitaocu zvučati isto. Kao pravilan e-mail etiket za profesionalce, trebalo bi da ga uklonite ako je previše emotivan. Ne šaljite nešto što bi moglo da uništi vašu reputaciju i brend vašeg brenda ili klijenta.
U ovakvim slučajevima, ključno je identifikovati krizu pre nego što se otrgne kontroli koristeći praćenje medija. Zatim odmah sledite plan komunikacije u kriznim situacijama ili ga napravite ako morate. Ključno je da uvek budete korak ispred, pa ako neko zatraži vaš komentar, već znate šta da kažete.
Proverite svoj mejl
Gramatičke greške u poslovnoj korespondenciji govore mnogo o vašoj radnoj etici. Naravno, poneke greške su razumljive, ali ako ih imate previše, čitaoca će nervirati vaši mejlovi. Koristite neke od alata koji su vam na raspolaganju za proveru. Držite se klasičnih, lako čitljivih fontova kao što su Calibri, Arial ili Times Nev Roman u celom telu e-pošte.
Nemojte samo lektorisati e-poštu koju šaljete. Proveri i svoje priloge. Ne bi bilo važno da li je vaša e-pošta besprekorna ako su vaši marketinški materijali za lansiranje novog proizvoda, na primer, puni gramatičkih grešaka.
Takođe, oglašavanje vaših proizvoda ili usluga sa previše priloga može izgledati nespretno. KR kodovi olakšavaju deljenje ovih informacija. Kreiranjem KR koda za PDF datoteke, možete lako da prenesete relevantne informacije primaocu u formatu prilagođenom mobilnim uređajima. Ovo je dobro jer je veća verovatnoća da će korisnici mobilnih uređaja komunicirati sa vašim imejlovima nego korisnici laptopa.
Na kraju
Kao PR profesionalci koji pomažu brendovima da održe pozitivan javni identitet, imperativ je da se dobro ponašamo. Praćenje odgovarajućeg etiketa e-pošte za profesionalce će voditi vaše medijske prezentacije i osigurati da vam se ukaže poštovanje. Takođe će poboljšati komunikaciju i sprečiti probleme za vas i vaše poslovanje.
Greške se dešavaju, ali da biste smanjili nezgodne greške, lektorirajte svoje e-poruke pre nego što pritisnete „pošalji“. Pročitajte ih naglas ako morate. Ovo vam omogućava da uhvatite trvenja u rečenici i hladne tonove koje novinari mogu pogrešno protumačiti. Fokusirajte se i na temu.
Koristite pravila e-pošte koje PR profesionalci treba da poštuju u ovom postu da biste dodatno napunili svoju sledeću e-poštu.
