Republika Srbija je 24. januara 2020. godine usvojila Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. Glasnik RS“ br. 6/2020). Ovim zakonom uređuje se sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, utvrđuju uslovi i način korišćenja arhivske građe, utvrđuje se pravna regulativa koja se odnosi na arhivsku građu izvorno nastalu u elektronskom obliku kao i nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji.
Razgovarali smo sa Željkom Todorov, direktoricom kompanije Nucleo d.o.o.koja je dosadašnjim radom mnogima unapredila poslovanje. Naime, Nucleo d.o.o.nudi trajno arhiviranje i digitalizaciju poslovne dokumentacije, indeksiranje dokumentacije, potom softver za upravljanje arhivom, kao i uništavanje papirne dokumentacije.
Na samom početku bih vas zamolila da nam kažete šta je arhivska građa?
Arhivska građa je poseban deo dokumentovanog materijala. Ona je najznačajniji dokumentarni materijal, kako se u članu 2. Zakona navodi: “Odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem preduzeća.
Šta donosi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti?
Ovim Zakonom uređuje se sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslovi i način korišćenja arhivske građe, organizacija, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji.
Arhivska delatnost zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala obuhvata: istraživanje, pronalaženje i evidentiranje; prikupljanje, preuzimanje, čuvanje i stručno održavanje arhivske građe; proučavanje, sređivanje i obradu arhivske građe; sprovođenje mera zaštite; izradu informativnih sredstava, vrednovanje i kategorizaciju, korišćenje, izlaganje i objavljivanje arhivske građe; nadzor nad čuvanjem i zaštitom arhivske građe i dokumentarnog materijala koji se nalazi van arhiva i druge poslove utvrđene ovim zakonom.
Šta je Arhivska knjiga?
Arhivska knjiga predstavlja inventar dokumentacije. Grupno se popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama. Takođe se upisuje i fizička lokacija na kojoj se ti dokumenti nalaze. Arhivska knjiga se ne vodi posebno za svaku godinu, već u kontinuitetu. U arhivsku knjigu se upisuje samo originalni dokumentarni materijal. Ona je jedna, jedinstvena i centralna. Jednom dat redni broj u arhivskoj knjizi se ne ponavlja.
Ko je u obavezi da preda Arhivsku knjigu i kome treba da preda?
Arhivsku knjigu su obavezni da vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, osim fizičkih lica, dakle obavezni su da je vode: državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privredna društava i druga pravna lica. Arhivska knjiga se predaje nadležnom arhivu.
Koja su dokumenta potrebna za predaju Arhivsku knjigu?
Za arhivsku knjigu je potrebna celokupna dokumentacija koju je firma proizvela od osnivanja. Neophodna dokumentacija za predaju Arhivske knjige je sledeća:
• Lista kategorija arhivske građe
• Pravilnici o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja građe materijala, kao i evidentiranja zaštite korišćenja elektronskih dokumenata
• Prepis arhivske knjige za sve prethodne godine do 2021.
• Prepis arhivske knjige za 2021. i svaku narednu godinu
Kada je Republika Srbija usvojila Zakon o arhivskoj građi, vaš tim je početkom 2020. godine razvio NUCLEO softver i N-Arhivu. Koji su sve benefit korišćenja softvera?
Benefiti našeg softvera su brža i lakša pretraga dokumentacije, lakša komunikacija između klijenta i knjigovodstvene agencije. Takođe klijentu je dokumentacija dostupna u svakom trenutku, softver može da se koristi na mobilnom telefonu ili računaru.
Koje sve usluge pruža N-Arhiva?
N-Arhiva pruža usluge izrade kompletne Arhivske građe, izlazak na teren radi popisivanja dokumentacije, čuvanje dokumentacije u našem magacinu, izlučivanje stare dokumentacije, digitalizacija dokumentacije.
Konkurencija na tržištu je izuzetno jaka. Ipak, uspeli ste da se visoko pozicionirate. Koje su vaše prednosti u odnosu na konkurenciju?
Naš tim je na raspolaganju svim našim klijentima 24/7, efikasnost je na prvom mestu samim tim i poverenje koje smo stekli. Prilagođavamo se zahtevima klijenata. I kao najbolji pokazatelj našeg dobrog poslovanja jeste svakodnevna preporuka i širenje našeg portfolija.
