U eri brzog tehnološkog razvoja digitalna tehnologija pokriva mnoge oblasti našeg života od finansija i poslovanja do putovanja i slobodnog vremena. Radnici koji se bave upravljanjem i čuvanjem dokumentacije se konstantno suočavaju sa nemogućnošću prilagođavanja potrebama organizacije. Tipičan radnik u obrazovanju potroši u proseku 1,8 sati dnevno tražeći informacije. To je preko 9 sati nedeljno. To znači da na pet zaposlenih ljudi samo četiri zapravo rade svoj posao. Šta ako biste mogli da pronađete dokumente za 30 sekundi ili manje?
Mnogi projekti digitalizacije dokumenata su već realizovani u praktično svakom aspektu i vrsti poslovne organizacije. Način na koji se vodi evidencija u organizacijama je osnova svake poslovne infrastrukture.
Digitalizacija dokumenata se smatra najvažnijom fazom na putu ka digitalnom preduzeću i poboljšava efikasnost poslovanja vaše organizacije i osigurava da se procesi odvijaju glatko. Digitalizovani dokumenti se lako održavaju, čuvaju, preuzimaju i obrađuju. Oni smanjuju troškove, vreme i trud koji su potrebni za upravljanje fizičkim zapisima.
ŠTA JE DIGITALIZACIJA DOKUMENATA?
Digitalizacija dokumenata je proces transformacije papirnih dokumenata u digitalni format korišćenjem različitih alata i tehnika koje računarski sistemi mogu da koriste za automatizaciju procesa ili radnih tokova. Dokumente koji su digitalizovani lakše je održavati, čuvati, obezbediti,deliti i odlagati kada je to potrebno.
U preduzećima digitalizacija evidencije započinje skeniranjem papirnih dokumenata. Ali skeniranje nije dovoljno, potrebno je da izvučete podatke iz ovih dokumenata, što znači da morate da konvertujete sadržaj dokumenata putem OCR, ICR i OMR tehnologija. Ovaj proces je poznat kao digitalizacija dokumenata i potpuno se razlikuje od skeniranja dokumenata.
Jednostavna obrada podataka
Glavna karakteristika digitalizacije dokumenata je njena sposobnost da se informacije na papiru konvertuju u dokumente u digitalne formate kao što su jpg, pgn, txt i pripreme šeme podataka koje uključuju sve podatke potrebne mašinskim algoritmima za izdvajanje potrebnih podataka iz originalnog dokumenta.
Jedan od problema sa papirnim dokumentima je taj što se moraju čuvati na jednom mestu, u pravom redosledu, što može zauzeti mnogo prostora. Pored toga možete se suočiti sa rizikom da izgubite ili oštetite dokument sa podacima. Nakon digitalne obrade, možemo da uskladištimo i skenirane i ekstrahovane podatke iz svih dokumenata i tada se celokupna dokumentacija skladišti na jednom mestu u elektronskom obliku tj.u elektronskoj arhivi. Tako uskladištena dokumentacija je trajno sačuvana. Dakle, sve dragocene podatke možete dobiti sa bilo kog mesta na mreži, dok su originalni podaci dostupni u arhivama. Na taj način je omogućeno da više korisnika koristi jedan dokument istovremeno.
Kako izgleda proces digitalizacije
Pripremite celokupnu dokumentaciju koju želite da prevedete u elektronski oblik tj. da je digitalizujete.
Dokumenti se pripremaju za digitalizaciju, razdvajaju se stranice, sortiraju se i sl.
Sva dokumentacija se skenira posebno namenjenim skenerima koji elektronskom dokumentu daju visok kvalitet.
Skenirana dokumentacija se obeležava kako bi se omogućilo kasnije pretraživanje i tako skenirana se ubacuje u aplikaciju.
Nakon digitalizacije celokupna dokumentacija se nalazi u aplikaciji odakle se može dalje lako i brzo pretraživati.
Koji su benefiti digizalizacije poslovne dokumentacije
Digitalne datoteke zauzimaju mnogo manje mesta od papirne dokumentacije. Digitalizacija dokumenata značajno smanjuje vreme koji zaposleni utroše kako bi pronašli neki dokument jer imaju jednostavan pristup istim. Smanjuju se i troškovi štampanja, fotokopiranja i kupovine papira. Za razliku od papirnih dokumenata, digitalne datoteke koje imaju rezervnu kopiju nisu podložne prirodnim katastrofama.
